Backup danych często wymiennie nazywany jest kopią bezpieczeństwa, które właściwie mają służyć do przekazania oryginalnych namiarów w sytuacji ich zatraty lub zniszczenia. Duplikat danych to nie to samo co archiwizacja informacji. Nie bywa to też wybór, a jedynie dopełnienia dla redundantnych układów przechowywania wiadomości w pamięci masowej, dowód może stanowić pamięć RAID. Układy dodatkowe nie strzegą przed niecodziennym dopisaniem danych, co często się przydarza głównie z naszej winy. W owych okolicznościach bardzo dobrze posiadać tak zwaną kopię bezpieczeństwa informacji sprzed zmian zarazem tych zamierzonych albo niezaplanowanych.

Są różnorodne edytory oraz procesory słów, jakie przeprowadzają backup danych automatycznie, ażeby umożliwić odtworzenie pojemność pliku w razie awarii komputera lub właściwego oprogramowania, a także żeby udostępnić odtworzenie poprzedniej odmiany pliku po spostrzeżeniu dokonania niepożądanych odmian. W początkowym jak i kolejnym problemie kopia zapasowa realizowana bywa samoczynnie. Jednakże opłaci się dostrzec, że w pierwszym epizodzie jest wykonywana co jakiś czas, a w kolejnym w trakcie potwierdzania zapisu. Duplikat danych jest jedyną strukturą zabezpieczenia dla wszelkich danych.